THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÔNG TY NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM

Điều kiện cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Thương nhân nước ngoài khi nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam cần đáp ứng được các điều kiện:

• Được thành lập hợp pháp: Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Đã hoạt động tối thiểu 1 năm: Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm tính từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Còn thời hạn ít nhất 01 năm: Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải thực hiện xin ý kiến và chỉ được cấp phép khi được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.

Nasalaw sẽ hỗ trợ tư vấn, xem xét hồ sơ thành lập văn phòng đại diện cho Quý khách hàng trước khi thiết lập hồ sơ.

Thẩm quyền cấp phép

Tùy thuộc vào địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện để lựa chọn thẩm quyền cấp phép. Cụ thể:

• Ban Quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao, khu kinh tế:  Đối với Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao;
• Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, bao gồm 01 bộ hồ sơ cụ thể như sau:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (theo mẫu);
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài (được hợp thức hóa lãnh sự, dịch sang Tiếng Việt hợp pháp);
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài;
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản sao Giấy chứng thực cá nhân (Hộ chiếu/chứng minh nhân dân/căn cước công dân) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

+  Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

+ Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện như Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sở hữu nhà hoặc hợp đồng được công chứng;

Lưu ý: Toàn bộ hồ sơ phải được thương nhân nước ngoài ký, đóng dấu phù hợp. Trường hợp thương nhân nước ngoài không có dấu cần hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ được ký.

Thời hạn của giấy phép

Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

Thời gian thực hiện

Từ 15 – 20 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ.

Các thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Sau khi có giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, người đại diện của văn phòng đại diện cần thực hiện tiếp các thủ tục cần thiết sau:

• Thực hiện khắc dấu cho văn phòng đại diện;
• Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;
• Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương nơi cấp phép (theo mẫu);
• Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
• Trường hợp có người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện: Thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam.
• Hàng năm thương nhân nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;

Nasalaw sẽ hỗ trợ tư vấn toàn bộ các công việc và nghĩa vụ cần thực hiện cho quý khách hàng sau khi đã cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.